يقدم هذا المقال نظرة عامة على وحدة الضوابط في 6clicks.
نظرًا لأنه قد يتم إعادة تسمية هذه الوحدة ومكوناتها، يمكنك التعرف عليها على أنها الوحدة التي تقع بين المخاطر والامتثال في قائمة التنقل الموجودة على يسار الشاشة.
جدول المحتويات:
- ما هي وحدة الضوابط؟
- كيف تساعدني وحدة الضوابط في تقييم حالة الامتثال لدي؟
- نظرة عامة على الوحدة
- نظرة عامة على مجموعة الضوابط
ما هي وحدة الضوابط؟
وحدة الضوابط هي المكان الذي توجد به مجموعات الضوابط الخاصة بك.
تشير مجموعات الضوابط إلى وثائق الإشارة الداخلية للمؤسسة، مثل السياسات. وتتكون مجموعات الضوابط من ضوابط، تمثل القواعد الفردية أو المتطلبات ضمن هذه الوثائق.
تعمل مجموعات الضوابط كإرشادات داخلية ويمكن أن تستند إلى وثيقة سلطة واحدة أو أكثر مثل اللوائح وأطر الأمان التي تحتاج مؤسستك لإثبات الامتثال لها.
يمكنك إنشاء مسؤوليات مرتبطة بالضوابط وتعيينها لأعضاء الفريق لضمان تنفيذها.
كيف تساعدني وحدة الضوابط في تقييم حالة الامتثال لدي؟
تكمن قوة 6clicks في مرونتها.
عند تصميم التقييم القائم على الأسئلة (QBA)، يمكن ربط الأسئلة إما بالضوابط (المكونة من مجموعة ضوابط داخلية) أو بالأحكام (المكونة من السلطة). تعرف على المزيد هنا.
عند تصميم التقييم القائم على المتطلبات (RBA)، يمكن أن تكون المتطلبات إما ضوابط أو أحكام كذلك. تعرف على المزيد هنا.
بنفس الطريقة، يمكن ربط الضوابط بالمخاطر إما كـ "ضوابط حالية" لإدارة المخاطر أو كـ "ضوابط مخططة" كجزء من خطة معالجة المخاطر.
توفر هذه الترابطات الشفافية للفرق لضمان الوفاء بمتطلبات الامتثال ذات الصلة وتطبيق وإدارة مجموعات الضوابط الداخلية بالشكل المناسب.
نظرة عامة على الوحدة
للوصول إلى مجموعات الضوابط الخاصة بك، اختر Controls من قائمة التنقل. سيفتح ذلك صفحة الضوابط، التي تعرض جميع مجموعات الضوابط الخاصة بمؤسستك المخزنة في 6clicks. يمكنك فرز مجموعات الضوابط حسب تاريخ الإنشاء أو تاريخ التحديث الأخير.
نظرة عامة على مجموعة الضوابط
انقر على مجموعة ضوابط لفتحها. هنا سترى قائمة بجميع الضوابط ضمن مجموعة الضوابط.
تحتوي مجموعة ضوابط في حالة تحرير على علامات التبويب التالية:
- الضوابط
- التعيينات
- عارض - إصدار للعرض فقط لمجموعة الضوابط يظهر للأشخاص الذين لا يمتلكون بعض الصلاحيات، مثل شخص قمت بمشاركة ملف تعريف Trust Portal معه
- الإصدارات
- السجل - التعديلات السابقة التي تمت على مجموعة الضوابط، بما في ذلك ما تم تعديله، وتاريخه، ومن قام به
عندما تصبح مجموعة الضوابط منشورة، قد تحتوي أيضًا على علامة التبويب إدارة المهام؛ يظهر ذلك لمالكي مجموعة الضوابط ويوفر نظرة عامة على جميع المهام داخل المجموعة.
- إنشاء مجموعة ضوابط
- إضافة مجموعة ضوابط من مكتبة المحتوى
- ربط الضوابط بالأحكام
- تعيين مجموعة ضوابط لوثيقة السلطة
- إنشاء المسؤوليات والمهام
- إدارة المهام داخل مجموعة الضوابط كمالك للمجموعة
- الاستجابة للمهام
- التقارير والتحليلات
- مجموعات الضوابط في Trust Portal
إنشاء مجموعة ضوابط
فيما يلي بعض الإجراءات التي قد ترغب في اتخاذها قبل إنشاء مجموعة الضوابط الأولى لضمان إعداد الصياغة والمخطط وفقًا لاحتياجات مؤسستك.
- إعادة تسمية وحدة الضوابط
- إعادة تسمية أنواع الضوابط، أو إنشاء أنواع ضوابط مخصصة
- تحديد حقول مخصصة للضوابط لالتقاط البيانات بشكل أفضل
للحصول على تعليمات خطوة بخطوة لإنشاء مجموعة ضوابط، انتقل إلى هنا.
قد ترغب أيضًا في استيراد مجموعة ضوابط باستخدام جدول بيانات Excel بدلاً من ذلك؛ تعرف على المزيد هنا.
إضافة مجموعة ضوابط من مكتبة المحتوى
تقدم 6clicks عددًا من مجموعات الضوابط في مكتبة المحتوى.
إذا كنت تستخدم بنية Hub & Spoke، قم بالدخول إلى مكتبة محتوى 6clicks من الـ Hub. تذكر إلغاء تحديد عرض المحتوى الحصري فقط.
توجه إلى مكتبة المحتوى باستخدام الأيقونة الثانية في أعلى اليمين وقم بتصفية النتائج حسب مجموعات الضوابط.
على سبيل المثال، نريد استخدام مجموعة الضوابط هذه.
يمكنك النقر على النجمة وإضافتها إلى مكتبة المحتوى الحصرية الخاصة بك، إذا كان ذلك مناسبًا، أو النقر عليها واختيار إضافة محتوى.
يقوم هذا بإضافة مجموعة الضوابط مباشرة إلى بيئتك. سيتم إعلامك عند اكتمال هذا الإجراء. بعد ذلك، يمكنك العثور عليها ضمن وحدة الضوابط.
ربط الضوابط بالأحكام
لربط ضابط بأحكام، تأكد من أن مجموعة الضوابط في حالة تحرير وأنك في علامة تبويب الضوابط.
انقر على ضابط وانتقل إلى البيانات المرتبطة ثم اضغط على + تحت الأحكام.
للحصول على تعليمات خطوة بخطوة محددة حول إنشاء الضوابط وربطها بالأحكام، انتقل إلى هنا.
تعيين مجموعة ضوابط لوثيقة السلطة
هناك طريقتان لتعيين مجموعة ضوابط لوثيقة السلطة. يمكنك إما القيام بذلك يدويًا أو الحصول على بعض المساعدة من Hailey AI، ثم مراجعة النتائج وإجراء التعديلات حسب الحاجة.
لتعلم كيفية استخدام Hailey لربط الضوابط بالأحكام في وثيقة السلطة، انتقل إلى هنا.
للتعيين يدويًا، توجه إلى علامة تبويب التعيينات واضغط على ضابط، ثم في اللوحة الجانبية، اضغط على + بجانب الأحكام وأضف وثيقة السلطة، ثم اربط الأحكام من تلك الوثيقة حسب الحاجة. الأحكام المربوطة يدويًا تظهر مع أيقونة اليد.
إنشاء المسؤوليات والمهام
يمكنك استخدام المسؤوليات (ومهامها) لتطبيق الضابط، لضمان بقاء فعاليته وتنفيذ كل شيء بانتظام.
يمكنك إما إنشاء المسؤوليات واحدة تلو الأخرى أو استيرادها عبر Excel.
ابدأ بالتأكد من أنك في علامة تبويب الضوابط وأن مجموعة الضوابط في حالة تحرير.
انقر على ضابط وانتقل إلى علامة التبويب البيانات المرتبطة الخاصة به، حيث يمكنك النقر على + تحت المسؤوليات.
للحصول على تعليمات خطوة بخطوة لإنشاء المسؤوليات، انتقل إلى هنا.
إدارة المهام داخل مجموعة الضوابط كمالك للمجموعة
إذا كنت مالك مجموعة الضوابط، وكانت المجموعة منشورة، يمكنك رؤية علامة تبويب إدارة المهام.
هنا، يمكنك رؤية جميع المهام التي تُعد جزءًا من المسؤوليات المرتبطة بالضوابط في هذه المجموعة.
كمالك، يمكنك مراقبة حالة المهام في هذه العلامة. يمكنك أيضًا القيام بذلك باستخدام تقرير وحدة التحليلات تقرير سجل المهام.
يتم إنشاء المهام تلقائيًا وتعيينها للمستخدمين عندما تحتوي المسؤولية على متلقى تعيين؛ أي إذا لم يكن لدى المسؤولية متلقى تعيين، فلن يتم إنشاء مهمة لأنه لا يوجد من يقوم بها.
تقوم المسؤوليات المتكررة بإنشاء مهمة جديدة عند الحاجة وفقًا للإطار الزمني للتكرار. تعرف على المزيد حول المسؤوليات من هنا.
تعرف على الفرق بين المالكين والمُعينين من هنا.
الاستجابة للمهام
إذا تم تعيين مهمة مسؤولية لك، ستتلقى إشعارًا عبر البريد الإلكتروني وستظهر في مهامي.
تعرف على كيفية الاستجابة لها من هنا.
التقارير والتحليلات
تتيح لك وحدة التحليلات إعداد تقارير بسهولة حول الضوابط والمسؤوليات.
انتقل إلى هنا لمعرفة المزيد عن التقارير المختلفة الجاهزة للاستخدام.
مجموعات الضوابط في Trust Portal
تم تصميم Trust Portal لتسهيل مشاركة معلومات المخاطر والامتثال الخاصة بك، مثل مجموعات الضوابط الموجودة في 6clicks، مع أي شخص يحتاج إلى الاطلاع عليها.
يسمح إنشاء ومشاركة أو حتى استخدام مجموعات الضوابط من مكتبة محتوى 6clicks لمؤسستك بإدارة أطر الامتثال بشكل أفضل، وتبسيط عمليات تقييم المخاطر، وتعزيز الحوكمة الشاملة من خلال ضمان التطبيق المتسق والفعال للمعايير.