Excelを使用してリスクを一括インポートし、すぐに対処を開始する方法を学びましょう
この記事では、Excelスプレッドシートを使用してリスクを一括インポートする方法について説明します。リスクレジスターでリスクをネイティブに作成する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。
リスクレジスターにリスクをインポートすることで、すぐにそれらを評価したり、リスク処理計画を実行したりすることができます。また、リスクテンプレートをリスクライブラリにインポートまたは追加することもでき、必要に応じてこれらのリスクをレジスターに追加する準備が整います。
リスクをインポートした後、次のステップとして、これらのリスクに対するリスク評価をインポートしたり、リスク処理計画をインポートしたりすることができます。
目次:
インポートテンプレートの準備
リスク > レジスターに移動し、インポート > リスクをクリックします。
これが表示されない場合は、権限を確認してください。
テンプレートをダウンロードをクリックします。
テンプレートに各リスクを1行ずつ入力します。
テンプレートはImportRisksTemplateという名前で、リスクレジスターのフィールドに対応する以下のデフォルトの列見出しが含まれています。また、作成したカスタムフィールドも含まれます。
- リスク名: このフィールドは必須です
- 説明: リスクを説明します
- リスクオーナー: 既存ユーザーのメールアドレス、またはユーザーグループの名前を追加します。複数のエントリはカンマ（,）で区切って入力できます。ユーザーやグループがまだ存在しない場合、インポート時に作成されます。
- 関連資産: この列に資産の名前を追加して、資産レジスターの資産にリスクをリンクします。リスクをインポートするユーザーは、デフォルトで資産へのアクセスメンバーとして追加されます。
- アクセスメンバー: このリスクを閲覧および更新する権限を持つユーザーまたはグループ。複数のエントリはカンマで区切ります。ユーザーはメールアドレスで追加され、グループはグループ名で追加されます。
- タグ: 関連するタグを追加します。カンマをセパレーターとして使用して、好きなだけ追加できます（例: "タグ1, タグ2"）。タグは分類およびフィルタリングに使用されます。詳細はこちら。
- 共通原因: 関連する共通原因を追加します。各共通原因を新しい行に追加します。
- 潜在的影響: 関連する潜在的影響を追加します。各潜在的影響を新しい行に追加します。
- 処理決定: 以下のデフォルト値のいずれかを使用するか、カスタム値を使用します。（カスタム決定値の管理は管理 > カスタムデータ > 処理決定で行います。）
- 削減
- 保持
- 回避
- 移転
- 処理ステータス: 以下のいずれかを使用します。
- ドラフト
- 承認済み
- 処理中
- 処理一時停止
- 処理キャンセル
- 処理完了
- クローズド
- リスクドメイン: リスクのドメインを追加します。これには、設定されている場合、子ドメインおよび孫ドメインの別の列が含まれます。詳細はこちら。
以下のフィールドはインポート時に自動的に入力されます。
- 作成者: リスクをインポートしたユーザー
- 作成日: リスクがインポートされた日付
カスタムフィールド
カスタムリスクフィールドにデータをインポートする場合、これらのフィールドは事前に設定する必要があります。詳細については、こちらをご覧ください。
カスタムフィールドが設定されると、インポートテンプレートに自動的に生成されます。
テンプレートのフォーマットを変更したり、列を移動したりしないでください。
カスタムフィールドのデータが以下のリストに従って正しく入力されていることを確認してください。
- ドロップダウン: フィールドで定義された選択可能なオプションを入力します。テキストは完全に一致し、大文字小文字を区別します。
- マルチセレクトドロップダウン: フィールドで定義された選択可能なオプションを入力し、複数のオプションをカンマ（,）で区切ります。テキストは完全に一致し、大文字小文字を区別します。
- 日付: DD/MM/YYYYを使用し、セルのフォーマットがテキストであることを確認します。例: 31/07/2024。
- 長文テキスト: 任意のテキストを入力します。
- 数値: 数値のみを入力し、文字やスペース、特殊文字は使用しません。
- ユーザー: 既存ユーザーのメールアドレス、またはユーザーグループの名前を追加します。複数のエントリはカンマ（,）で区切ります。
リスクのインポート
リスクをインポートするには、インポート > リスクを選択し、参照ボタンを選択するか、インポートファイルを直接ドラッグアンドドロップします。ファイルが「アップロード準備完了」と表示されたら、アップロードを選択します。
6clicksは、インポートが開始されたときと完了したときにポップアップで通知します。
完了すると、テンプレートのデータを持つリスクがレジスターの上部に表示されます。
次のステップとして、リスク評価をインポートしたり、リスク処理計画をインポートしたりすることができます。
6clicksは、インポートが失敗した場合に通知します。エラーの情報を表示するポップアップが表示され、インポートテンプレートのトラブルシューティングと修正が可能です。
エラーが発生した場合、インポートはキャンセルされ、リスクレジスターに変更は加えられません。
インポートエラーの一般的な原因には以下が含まれます:
- 必須フィールドが入力されていない
- 不正なデータが検出された
- レジスター内でID参照が見つからない（既存リスクの更新時）
インポートによる既存リスクの一括更新
既存のリスクもインポートによって一括更新できます。これにはテンプレートの操作が必要です。
インポートによる既存リスクの更新は、インポートテンプレートの操作を必要とし、正しく行われない場合、インポートエラーやデータの削除につながる可能性があります。
可能な場合は、プラットフォーム内の一括更新機能を使用してください。
- インポートテンプレートにID Refというラベルの最初の列を追加します。
- テンプレートを記入する際に、更新が必要なリスクのリスクIDをこの列に追加します。
- 更新が必要ない列を削除します。
例えば、ID Ref, リスク名, 説明の列を持つテンプレートは、リスク名と説明のみを更新します。 - 残りの列にデータを追加します。
ID Refとリスク名の列を削除しないでください。削除すると、フィールドが存在しないというエラーでインポートが失敗します。
フィールドを空白にすると、そのフィールドは空白の値で更新されます。これが意図されていない場合、インポートエラー（フィールドが必須の場合）やデータの削除につながります。
テンプレート内のすべてのリスクに対してこのフィールドを更新したい場合のみ、列を含めてください。それ以外の場合は、テンプレートに残したい既存データをコピーして貼り付けてください。
テンプレートが完成したら、通常のインポートテンプレートと同様にインポートします。
コメントのインポート
各リスクにコメントをインポートすることができます。テンプレートをダウンロードします。
コメント列を見つけます。
既存のコメントを1つのセルにのみ追加できます。
ドキュメントを正常にアップロードした後、リスクをクリックすると、サイドパネルのコメントタブにコメントが表示されるようになります。
コメントの更新と追加は同じプロセスに従います。
インポート時のワークフローステージ
デフォルトでは、インポート時にワークフローステージは割り当てられません。特定のワークフローステージでリスクをインポートするには、テンプレートをダウンロードし、現在のステージという列を追加します。これは、リスクの作成と更新の両方でインポート時に行うことができます。
現在のステージ列にリスクのワークフローステージを追加します。
ワークフローステージはカスタマイズ可能です。既存のリスクの現在のステージドロップダウンを確認して、組織が設定したステージを確認してください。リスクワークフローステージ管理について詳しくはこちら。
必要な権限
リスクレジスターでインポート機能を表示および使用するには、権限 リスク、評価、処理のインポートが必要です。
デフォルトでは、管理者とアドバイザーがこの権限を持っています。
リスクレジスターでのリスクの作成、リスクへのタグの割り当て、およびリスクレジスターレポートについて詳しく学びましょう。