جدول المحتويات:
- نظرة عامة
- التنقل
- إنشاء التقييمات
- إرسال التقييمات
- الرد على التقييمات
- إغلاق التقييمات
- حالة التقييم القائم على الأسئلة
نظرة عامة
تتناول هذه المقالة الأجزاء الأربعة الرئيسية لدورة التقييم القائم على الأسئلة في 6clicks. وتشمل هذه الأجزاء إنشاء التقييم، وإرساله، والرد عليه، وإغلاقه.
يعد التقييم القائم على الأسئلة مثالياً عندما تحتاج إلى إرسال استبيان إلى جهة معينة ومن ثم مراجعة إجاباتها، مثل تقييمات سلسلة التوريد أو التقييمات المتعلقة بالموردين أو الأطراف الخارجية.
بمجرد أن تقوم بإنشاء التقييم أو قالب التقييم، يمكنك استخدام حقل الوصف لتوضيح نطاق التقييم، وتحديد حدود ما سيتم تقييمه بما في ذلك المجالات والضوابط والمتطلبات أو العمليات ذات الصلة، وشرح كيفية تحليل النتائج. يمكنك أيضًا تحديد نطاق التقييم عن طريق ربطه بكائنات أخرى مثل الأصول، والمخاطر، والمشكلات والحوادث، ومجموعات الضوابط في منطقة Linked Data لربط هذا التقييم بكائنات مختلفة في 6clicks.
إذا كنت تجري مراجعات داخلية أو تقييمات لنضج العمليات، نوصي باستخدام التقييم القائم على المتطلبات (RBA).
التنقل
Hub: يُعد Hub في 6clicks منطقة مركزية خاصة بكل مؤسسة حيث يمكنك إدارة مختلف المهام الإدارية والأنشطة المتعلقة بالمحتوى.
الكيان (Spokes): تُستخدم وظيفة الكيان لإعادة المستخدم إلى الصفحة الرئيسية. يمكن إنجاز ذلك من خلال استخدام زر "الكيان" أو رمز الشعار في أعلى يسار الصفحة. ويمكن تغيير المصطلحات الخاصة بـ "الكيان" والعلامة التجارية المخصصة من خلال قائمة الإعدادات الموضحة هنا.
إنشاء التقييمات
لإنشاء تقييم قائم على الأسئلة، تحتاج أولاً إلى إنشائه من الصفر أو من قالب موجود. بعد ذلك يمكنك استخدام منشئ التقييمات لملء الاستبيان أو لـ استيراد تقييم. لمعرفة أنواع الأسئلة المتوفرة وحالة استخدامها انتقل إلى هنا. قبل إرسال التقييم، يجب أولاً مراجعته ونشره.
إرسال التقييمات
لـ إرسال تقييم قائم على الأسئلة يمكنك تعيين أسئلة محددة داخل التقييم لمستخدم واحد أو أكثر أو لمجموعة، أو تعيين جميع الأسئلة لمستخدم/مستجيب من تبويب المستجيبين بمجرد نشر التقييم. كبديل، إذا كان لديك قائمة كبيرة من الأطراف الخارجية، يمكنك أيضاً استخدام ميزة الإرسال بالجملة.
الرد على التقييمات
يتضمن الرد على التقييم القائم على الأسئلة كونك المستلم وتعلم كيفية الإجابة على الأسئلة والتنقل ضمن وحدة التقييم.
إغلاق التقييمات
بمجرد تقديم التقييم، يمكنك مراجعة النتائج وتعيين المشكلات والمخاطر لكل بند. يمكن أيضاً إعادة فتح التقييمات للسماح بتغيير الإجابات، حيث يتم حفظ جميع الإجابات في إصدارات مختلفة ويمكن معالجتها بطرق مختلفة. وأخيراً، يمكن استخدام التقييمات لـ إنشاء تقارير وتصدير البيانات لمزيد من المراجعة.
لتعلم كيفية إنشاء تقييم قائم على الأسئلة من البداية، ابدأ من هنا.
حالة التقييم القائم على الأسئلة
يقدم هذا القسم نظرة عامة على معنى كل حالة من حالات التقييم القائم على الأسئلة، وكيف يمكنك نقل التقييم إلى تلك الحالة، وما يمكنك وما لا يمكنك فعله مع التقييم عندما يكون في تلك الحالة، وما الغرض العام منه.
مسودة
ما المقصود بذلك؟
عندما يكون التقييم في حالة مسودة، فهذا يعني أنه يمكنك تحريره وإضافة أسئلة إليه باستخدام منشئ التقييمات. يمكنك أيضاً القيام بأشياء أخرى مثل إضافة المخاطر التلقائية إلى الأسئلة ذات الصلة وإضافة المشكلات التلقائية إليها، وإضافة مقدمة وصفحة ختامية مخصصة، والمزيد.
ما الغرض منه؟
تُستخدم حالة المسودة عندما يكون التقييم غير جاهز بعد ويحتاج إلى تعديلات.
كيف يمكنني تحويل التقييم إلى مسودة؟
عند إنشاء تقييم لأول مرة، يكون في حالة مسودة.
يمكنك إعادة تعيين تقييم معتمد إلى حالة مسودة لإجراء تعديلات إضافية.
يمكنك تحويل تقييم منشور إلى مسودة. لن يتم إشعار المستلمين عبر البريد الإلكتروني عند تحويل التقييم إلى مسودة أو إعادة نشره. ويمكنهم الوصول إلى التقييم بشكل طبيعي بعد إعادة نشره.
يمكنك تحويل تقييم قيد التنفيذ إلى مسودة.
إذا قمت بذلك، سيتم حذف الإجابات التي لم يتم تقديمها بعد.
يمكن للمستجيبين تصدير الإجابات الجزئية وإعادة استيرادها بمجرد إعادة نشر التقييم.
ما الذي يمكنك فعله مع تقييم في حالة المسودة؟
- تحرير أسئلته
- عرض بيانات الإجابات المقدمة أو إنشاء تقارير عن هذه البيانات (إذا تم إكمالها سابقاً)
- الموافقة عليه للنشر
- إغلاقه (مما يمنح التقييم حالة ملغى)
ما الذي لا يمكنك فعله مع تقييم في حالة المسودة؟
- إضافة/حذف المستجيبين
- إرسال التقييم للمستجيبين
معتمد
ما المقصود بذلك؟
عندما يكون التقييم معتمداً، فهذا يعني أنه جاهز للنشر. لم يعد بإمكانك تحريره، ولكنه لم يُرسل بعد إلى المستجيبين.
ما الغرض منه؟
تُستخدم حالة المعتمد عندما يتم إعداد التقييم وجعله جاهزاً، ولكن لم يحين الوقت بعد لإرسال إشعارات للمستجيبين لملئه.
كيف يمكنني تحويل تقييم إلى حالة معتمد؟
يمكنك اعتماد تقييم يكون حالته حالياً مسودة.
يمكنك إعادة تحويل تقييم منشور أو قيد التنفيذ إلى حالة معتمد؛ وسينتج عن ذلك حذف أي بيانات إجابة جزئية.
ما الذي يمكنك فعله مع تقييم معتمد؟
- عرض بيانات الإجابات المقدمة أو إنشاء تقارير عن هذه البيانات (في حال تم إكماله سابقاً)
- إغلاقه (مما يمنح التقييم حالة ملغى)
ما الذي لا يمكنك فعله مع تقييم معتمد؟
- تحرير الأسئلة
- إضافة/حذف المستجيبين
- إرسال التقييم إلى المستجيبين
منشور
ما المقصود بذلك؟
عندما يكون التقييم منشوراً، يمكنك إرساله إلى المستجيبين ليبدؤوا بـ الإجابة على الأسئلة.
إذا تمت إضافة مستجيبين، ولكنهم لم يبدأوا بعد بالإجابة على أي سؤال، سيظل التقييم في حالة منشور.
بمجرد أن يبدأ المستجيبون في إدخال الإجابات، ستتحول حالة التقييم تلقائياً إلى قيد التنفيذ.
ما الغرض منه؟
التقييم المنشور ينتظر منك إضافة المستجيبين إليه و/أو انتظار تقديم المستجيبين لإجاباتهم.
كيف يمكنني تحويل تقييم إلى حالة منشور؟
يمكنك نشر تقييم يكون حالته حالياً معتمد فقط.
ما الذي يمكنك فعله مع تقييم منشور؟
- إضافة/حذف المستجيبين
- إرسال التقييم للمستجيبين
- إرسال تذكيرات للمستجيبين لاستكمال التقييم
- عرض بيانات الإجابات المقدمة أو إنشاء تقارير عن هذه البيانات (في حال تم إكمالها سابقاً)
- إعادته إلى حالة المسودة أو المعتمد (لن يتمكن المستجيبون من الإجابة على الأسئلة بعد ذلك)
- إغلاقه (مما يمنح التقييم حالة ملغى)
ما الذي لا يمكنك فعله مع تقييم منشور؟
- تحرير أسئلته
قيد التنفيذ
ما المقصود بذلك؟
عندما يكون التقييم قيد التنفيذ، فهذا يعني أنه قيد الرد ويحتوي على بيانات إجابات جزئية أو كاملة، لكن المستجيب/ون لم يقدموا الإجابات بعد.
ما الغرض منه؟
يُستخدم التقييم قيد التنفيذ عندما يحتاج المستجيبون إلى إنهاء الإجابات الخاصة بهم.
كيف يمكنني تحويل تقييم إلى حالة قيد التنفيذ؟
عندما يقوم أي مستجيب بإدخال إجابة واحدة على الأقل لسؤال واحد في تقييم منشور، سيتم تحويل حالته تلقائياً إلى قيد التنفيذ.
ما الذي يمكنك فعله مع تقييم قيد التنفيذ؟
- إضافة/حذف المستجيبين
- إرسال تذكيرات للمستجيبين لاستكمال التقييم
- عرض بيانات الإجابات المقدمة أو إنشاء تقارير عن هذه البيانات (في حال تم إكمالها سابقاً)
- عرض بيانات الإجابات الجزئية غير المقدمة بعد للمستجيبين
- إعادته إلى حالة مسودة أو معتمد (سيتم حذف الإجابات القائمة)
- إغلاقه (مما يمنح التقييم حالة ملغى)
ما الذي لا يمكنك فعله مع تقييم قيد التنفيذ؟
- تحرير أسئلته
- إنشاء تقارير عن بيانات الإجابات الجزئية (بدلاً من ذلك، يمكنك استخدام تقارير التقييم قيد التنفيذ المتوفرة في Analytics لمتابعة تقدم المستجيبين)
مغلق
ما المقصود بذلك؟
عندما يكون التقييم مغلقاً، فهذا يعني أنه قد تمت معالجته بالكامل ولا توجد إجراءات إضافية مطلوبة بخصوصه.
إذا كان لديك تقييم دوري، فإن إغلاقه يوقف تكراره.
ما الغرض منه؟
يُستخدم إغلاق التقييم عندما تحتاج إلى الحفاظ على نسخة الإجابات من التقييم في حالة قراءة فقط.
كيف يمكنني تحويل تقييم إلى حالة مغلق؟
إذا قمت باختيار إغلاق باستخدام قائمة الحالة لتقييم تم مراجعته أو إكماله، فسيتم إغلاقه.
إذا قمت باختيار إغلاق باستخدام قائمة الحالة لتقييم في حالة مسودة أو معتمد أو منشور أو قيد التنفيذ، فسيتم اعتباره ملغى.
ما الذي يمكنك فعله مع تقييم مغلق؟
- تعيين مراجعين لكل سؤال/إجابة
- مراجعة الإجابات مثل ربط المخاطر والمشكلات بالإجابات
- إعادة فتحه (سيتم إنشاء إصدار جديد من التقييم؛ وستكون الحالة قيد التنفيذ نظراً لوجود إجابات سابقة)
- عرض بيانات الإجابات
- تحميل أي قوالب تقارير مرفوعة/تقارير مُنشأة بالفعل
- الاطلاع على سبب الإغلاق
ما الذي لا يمكنك فعله مع تقييم مغلق؟
- تحرير أسئلته
- إضافة/حذف المستجيبين
- إرسال التقييم إلى المستجيبين
- رفع قوالب التقارير أو إنشاء تقارير، أو حذف القوالب/التقارير المرفوعة
مراجع
ما المقصود بذلك؟
عندما يُشير شخص إلى تقييم بأنه مراجع، فهذا يعني أنه قام بربط الإجابات المقدمة بالمخاطر/المشكلات المناسبة حسب الاقتضاء.
ما الغرض منه؟
يُستخدم التقييم المراجع عندما يتم اتخاذ بعض الإجراءات لمعالجة المشكلات المطروحة في التقييم، لكنه لم يصبح جاهزاً للإغلاق بعد.
كيف يمكنني تحويل تقييم إلى حالة مراجع؟
يمكنك وضع التقييم كمراجع فقط إذا كان مغلقاً أو مكتملًا.
ما الذي يمكنك فعله مع تقييم مراجع؟
- عرض بيانات الإجابات لهذا الإصدار أو أي إصدارات سابقة وإنشاء تقارير عنها
- تعيين مراجعين لكل سؤال/إجابة
- مراجعة الإجابات مثل ربط المخاطر والمشكلات بالإجابات
- وضعها على أنها مكتملة
- إغلاقها
- إعادة فتحها (سيؤدي ذلك إلى إنشاء إصدار جديد من التقييم؛ وستكون الحالة قيد التنفيذ نظراً لوجود إجابات سابقة)
ما الذي لا يمكنك فعله مع تقييم مراجع؟
- تحرير أسئلته
- إضافة/حذف المستجيبين
مكتمل
ما المقصود بذلك؟
عندما يكون التقييم مكتملًا، فهذا يعني أن المستجيبين قد انتهوا من تقديم إجاباتهم.
ما الغرض منه؟
قد يحتاج التقييم المكتمل إلى مراجعته أو اتخاذ إجراءات أخرى بشأنه، مثل الحاجة إلى إنشاء تقرير بالإجابات.
كيف يمكنني تحويل تقييم إلى حالة مكتمل؟
عندما يقوم المستجيب/المستجيبون بتقديم الإجابات، يتحول التقييم تلقائياً إلى حالة مكتمل.
ما الذي يمكنك فعله مع تقييم مكتمل؟
- عرض بيانات الإجابات لهذا الإصدار أو أي إصدارات سابقة وإنشاء تقارير عنها
- تعيين مراجعين لكل سؤال/إجابة
- مراجعة الإجابات مثل ربط المخاطر والمشكلات بالإجابات
- وضعها على أنها مراجعة
- إغلاقها
- إعادة فتحها (سيؤدي ذلك إلى إنشاء إصدار جديد من التقييم؛ وستكون الحالة قيد التنفيذ نظراً لوجود إجابات سابقة)
ما الذي لا يمكنك فعله مع تقييم مكتمل؟
- تحرير أسئلته
- إضافة/حذف المستجيبين
ملغى
ما المقصود بذلك؟
عندما يكون التقييم ملغياً، فهذا يعني أنه لم يكن هناك إجابات مقدمة عند إلغائه، ولا يمكن للمستجيبين المتواجدين الاستمرار في الرد عليه.
ما الغرض منه؟
يمكنك إلغاء تقييم إذا لم يعد التقييم مطلوباً، على سبيل المثال إذا قمت بإنشاء تقييمين متطابقين عن طريق الخطأ، يمكنك إلغاء أحدهما لتفادي إرباك المستجيبين.
كيف يمكنني تحويل تقييم إلى حالة ملغى؟
بالنسبة لتقييم حالته مسودة أو معتمد أو منشور أو قيد التنفيذ، فإن اختيار إغلاق باستخدام قائمة الحالة سيعمل على إلغائه.
إذا كان التقييم قيد التنفيذ، فإن إلغاؤه سيؤدي إلى حذف أي بيانات للإجابات.
ما الذي يمكنك فعله مع تقييم ملغى؟
- إعادته إلى حالة مسودة
ما الذي لا يمكنك فعله مع تقييم ملغى؟
- تحرير أسئلته
- عرض بيانات الإجابات الجزئية (إذا كان قد كان قيد التنفيذ سابقاً؛ فسيتم حذفها)