تتناول هذه المادة كيفية إضافة المسؤوليات إلى الضوابط. المسؤوليات هي عناصر قابلة للتنفيذ مرتبطة بـ الضوابط في مجموعة الضوابط. يتم إنشاؤها في منشئ مجموعات الضوابط، وتنفيذها في المهام.
لإضافة اختبارات إلى الضوابط حتى تتمكن من تقييم نتائج النجاح/الفشل، انتقل إلى هنا.
إذا كنت تستخدم بنية Hub & Spoke، فقد ترغب في إنشاء الضوابط والمسؤوليات على مستوى Hub بدلاً من ذلك.
جدول المحتويات
إنشاء مسؤولية للضوابط
يمكن إضافة مسؤوليات الضوابط إلى ضابط أو أكثر ضمن مجموعة الضوابط التي تقوم بإنشائها أو تحريرها؛ لذا تأكد من أن مجموعة الضوابط التي ترغب في إضافة المسؤوليات إليها في حالة تحرير.
من قائمة التنقل، اختر الضوابط (أو ما قمت بإعادة تسميتها إليه) واختر مجموعة ضوابط.
يفتح ذلك صفحة منشئ مجموعة الضوابط وسيعرض قائمة بجميع الضوابط تحت مجموعة الضوابط هذه. تنقسم صفحة منشئ مجموعة الضوابط أيضاً إلى خمسة تبويبات: الضوابط، الخرائط، العرض، الإصدارات، والسجل. انقر على ضابط لإنشاء مسؤولية.
عند اختيارك لضابط، ستظهر تفاصيل مثل معرف الضابط، اسم الضابط، مجال الضابط، والوصف، تحت قسم النظرة العامة. من اللوحة الجانبية، اختر تبويب البيانات المرتبطة.
تحت تبويب البيانات المرتبطة، ستظهر جميع مهام المسؤولية المتوفرة وأحكام السلطة. عند النقر على رمز + أسفل المسؤوليات، ستتمكن من تحديث المسؤوليات المرتبطة. 
العرض الافتراضي في عرض ربط المسؤولية هو مرتبط لعرض المسؤوليات المرتبطة حالياً. يمكنك اختيار تبويب الكل لعرض جميع المسؤوليات المتاحة. من هذا العرض، يمكنك:
- ربط/فك ارتباط المسؤوليات الحالية (عن طريق تبديل رمز الربط)
- اختر > (السهم إلى اليمين) بجانب مسؤولية موجودة لعرض/تحديث تفاصيل المسؤولية
- انقر على رمز + لإنشاء مسؤوليات جديدة
لإنشاء مسؤولية جديدة لضابط تحت تبويب البيانات المرتبطة، بمجرد النقر على رمز + للمسؤوليات وعرض نموذج ربط المسؤولية، انقر على رمز + ، وسيظهر لك نموذج إنشاء المسؤولية.
قم بملء حقلي الاسم والوصف ثم انقر على إنشاء المسؤولية.
بمجرد إنشائها، يمكنك تعديل تفاصيل المسؤولية في العرض التالي وستكون المسؤولية مرتبطة بالضابط.
سيتم تحديث قسم النظرة العامة للضابط، مما يعرض المسؤولية الجديدة تحت عمود البيانات المرتبطة. يمكن ربط مسؤوليات متعددة بضابط.
لإزالة مسؤولية من ضابط، يمكنك النقر على رمز X الأحمر المعروض بجانب الاسم في عرض البيانات المرتبطة للضابط؛ لا يمكنك حذف المسؤولية إذا كانت مرتبطة بأي ضابط، ولكن يمكنك فك ارتباطها بهذه الطريقة.
المسؤوليات على مستوى Hub
مثل أي محتوى آخر يتم إنشاؤه في Hub، لا يمكن استخدام مجموعات الضوابط التي تم إنشاؤها على مستوى Hub مباشرة؛ حيث يتم استخدامها فقط بمجرد وصولها إلى مستوى Spoke.
لذلك، تظهر مجموعات الضوابط في Hub بشكل مختلف قليلاً.
يمكن أن تحتوي مجموعة الضوابط في Hub على ضوابط، ومسؤوليات مرتبطة بتلك الضوابط، واختبارات مرتبطة بتلك الضوابط، ومسؤوليات مرتبطة بتلك الاختبارات.
لا يمكن أن تحتوي مجموعة الضوابط في Hub على نتائج الاختبارات، والمشكلات وإجراءات المشكلات التي قد تكون مرتبطة بنتائج الاختبارات، ومهام المسؤوليات، حيث إنها تدخل حيز التنفيذ عند الاستخدام.
المسؤوليات المرتبطة بالاختبارات منفصلة عن المسؤوليات المرتبطة بالضوابط. ذلك لأن الاختبار قد ينطبق على عدة ضوابط، ولكن المسؤولية التي تنطبق على أحد تلك الضوابط قد لا تنطبق على الضوابط الأخرى لمجرد أن هذه الضوابط تستخدم الاختبار نفسه.
يُرجى التفكير في ربط المسؤوليات مع الاختبارات إذا كان بالإمكان تحقيق النجاح/الفشل للمسؤوليات ومهامها.
وبالمثل، يُرجى التفكير في ربط المسؤوليات بالضوابط إذا كان بالإمكان تحقيق النجاح/الفشل لهذه الضوابط.
تفاصيل المسؤولية
يمكنك الوصول إلى لوحة التفاصيل الجانبية الخاصة بتفاصيل المسؤولية أدناه لتحديث تفاصيل المسؤولية.
العنوان
لتعديل عنوان المسؤولية، انقر على اسمها واختر رمز التحرير المجاور لاسمها؛ قم بإجراء التغييرات واضغط على enter لحفظ تغييراتك. 
الوصف
لتعديل وصف المسؤولية، انقر على Aa في تفاصيل المسؤولية. ستظهر لك نافذة نصية لتعديل الوصف.
انقر على Done لتحديث الوصف.
تعيين المالكين
لتعرف الفرق بين المالكين والأعضاء المعينين، انتقل إلى هنا.
يجب تعيين ملكية المسؤولية لمستخدم/مستخدمين فرديين أو لمجموعة. من تبويب البيانات المرتبطة، أثناء تحرير المسؤولية في تفاصيل المسؤولية، انقر على رمز + تحت حقل مالك المسؤولية وابحث عن اسم المستخدم من خلال شريط البحث. سيتلقى المالكون المعينون رسالة بريد إلكتروني تُعلمهم بالمسؤولية وموعد استحقاقها. لمعرفة المزيد عن كيفية تخصيص هذه الإشعارات، يُرجى مراجعة المقال إشعارات مخصصة.
تعيين الأعضاء
الأعضاء المعينون هم أفراد أو مجموعات مكلفة بتنفيذ المسؤولية. انقر على رمز + تحت حقل الأعضاء المعينين واختر مستخدماً من القائمة المنسدلة. يمكنك أيضاً البحث عن اسم المستخدم عبر شريط البحث. سيتلقى الأعضاء المعينون رسالة بريد إلكتروني تُعلمهم بالمسؤولية وموعد استحقاقها. ومن ثم يمكنهم مشاهدة وإدارة وإنهاء مهام مسؤولياتهم عبر صفحة المهام الخاصة بهم.
لمعرفة المزيد عن وحدة المهام في 6clicks وعن كيفية الاستجابة لمهام المسؤولية.
تعيين تاريخ الاستحقاق
لتعيين تاريخ استحقاق للمسؤولية، انقر على حقل تاريخ الاستحقاق واختر تاريخاً من التقويم.
المهام المتكررة
إذا كانت المسؤولية لديها فقط مالك من منظور الحوكمة، دون تعيين أعضاء لتنفيذ المهمة فعلياً، فلن يتم إنشاء مهمة.
إذا تم تعيين المسؤولية، ولكنها ليست متكررة، فستُنشئ مهمة واحدة فقط لكل عضو معين.
لمعرفة المزيد حول إكمال المهام، انتقل إلى هنا.
إذا كانت مهمة المسؤولية نشاطاً متكرراً، اختر Yes تحت حقل المتكرر ثم اختر حقل الفترة الزمنية لتحديد تكرار المهمة. على سبيل المثال، اختيار 1 Year يعني أنه يجب تنفيذ المسؤولية سنوياً واختيار 2 Years يعني أنه يجب إكمال المسؤولية كل سنتين، وهكذا.
المسؤوليات المتكررة ستُنشئ تلقائياً مهمة جديدة لكل عضو معين، بمجرد انتهاء تاريخ الاستحقاق المتكرر للمهمة السابقة.
إذا تم تحديث مسؤولية غير متكررة بتاريخ استحقاق سابق بتاريخ استحقاق جديد، سيتم إنشاء مهمة جديدة.
إذا تم نشر إصدار جديد من مجموعة الضوابط، فستكون لمهام المسؤولية جميعها تاريخ إنشاء يعكس تاريخ نشر مجموعة الضوابط.
على سبيل المثال، إذا كانت مجموعة الضوابط تحتوي على مسؤولية واحدة مُعينة لعضوين معينين، مستحقة شهرياً في اليوم 15، ولم يُكمل أي من المعينين مهامهم لشهر أبريل، فعند اليوم 16 من أبريل، سيرى مالك مجموعة الضوابط 4 مهام في تبويب إدارة المهام الخاص بالمجموعة؛ مهمتان متأخرتان لشهر أبريل (واحدة لكل معين)، واثنتان لشهر مايو (واحدة لكل معين).
إذا كنت تقوم بتحرير مجموعة ضوابط موجودة، فقد تحتوي على تواريخ استحقاق للمسؤوليات تحتاج إلى اتخاذ إجراء.
قبل أن تتمكن من نشر مجموعة الضوابط، سيظهر لك النظام أي تواريخ استحقاق للمسؤوليات تحتاج إلى تعديلها باللون الأحمر.
- يشير رمز التقويم الفارغ إلى المسؤوليات المتكررة التي تتطلب تواريخ استحقاق لبدء التكرار.
- يشير رمز التقويم إلى تواريخ استحقاق محددة في الماضي يجب تقديمها للنشر لمجموعة الضوابط.
تذكر أن تنشر مجموعة الضوابط الخاصة بك حتى تولد المهام للمسؤوليات المؤهلة. لا يمكنك تغيير تاريخ استحقاق مهمة متأخرة. يمكن تغيير تاريخ استحقاق المهمة الحالية (التي تستحق في المستقبل) عن طريق تحرير تاريخ استحقاق المسؤولية.
التعليقات
أخيراً، لضمان تسجيل تدقيق كامل لجميع الاتصالات المتعلقة بمهمة الضابط، يمكن للمستخدمين إضافة تعليقات إلى المسؤولية من خلال تبويب التعليقات في تفاصيل المسؤولية على اللوحة الجانبية. كما يمكنك تعيين تصنيف لمستوى المخاطر للتعليق بالنقر على رمز التحذير بجانب مربع النص:
إذا كانت لديك مسؤوليات يمكن أن تكون ليس فقط قيد التنفيذ أو مكتملة، بل ناجحة أو فاشلة، يمكنك استخدام اختبارات يدوية لتسجيل هذه المعلومات.
يتم توضيح العلاقات بين مجموعات الضوابط، والضوابط، والمسؤوليات، والمهام، والاختبارات في المخطط أدناه.
لمزيد من المعلومات حول مجموعات الضوابط الداخلية والسياسات، انقر هنا.