コントロール責任がコンプライアンスを確保するのにどのように役立つかを学ぶ
この記事では、コントロールに責任を追加する方法について説明します。責任は、コントロールセット内のコントロールにリンクされた実行可能な項目です。これらはコントロールセットビルダーで作成され、タスクで実行されます。
コントロールにテストを追加して合否の結果を評価できるようにするには、こちらをご覧ください。
ハブ＆スポークアーキテクチャを使用している場合、代わりにハブレベルでコントロールと責任を作成することをお勧めします。
目次
コントロール責任の作成
コントロール責任は、構築または編集しているコントロールセット内のコントロールに追加できます。したがって、責任を追加したいコントロールセットが編集ステータスであることを確認してください。
ナビゲーションメニューからコントロール（またはリネームしたもの）を選択し、コントロールセットを選択します。
これによりコントロールセットビルダーのページが開き、このコントロールセットの下のすべてのコントロールのリストが表示されます。コントロールセットビルダーのページは、コントロール、マッピング、ビューアー、バージョン、および履歴の5つのタブに分かれています。責任を作成するには、コントロールをクリックします。
コントロールを選択すると、コントロールID、コントロール名、コントロールドメイン、説明などの詳細が概要セクションに表示されます。サイドパネルからリンクデータタブを選択します。
リンクデータタブの下には、利用可能なすべての責任タスクと権限条項が表示されます。責任の下にある+アイコンをクリックすると、リンクされた責任を更新できます。
リンク責任ビューのデフォルトビューはリンク済みで、現在リンクされている責任を表示します。すべてタブを選択して、利用可能なすべての責任を表示できます。このビューからは以下が可能です：
- 既存の責任をリンク/リンク解除（リンクアイコンを切り替えることで）
- 既存の責任の横にある>（右矢印）を選択して責任の詳細を表示/更新
- +アイコンをクリックして新しい責任を作成
責任のリンクデータタブの下で+アイコンをクリックして責任を作成し、リンク責任モーダルを表示している場合、+アイコンをクリックすると責任を作成モーダルが表示されます。
名前と説明フィールドに入力し、責任を作成をクリックします。
作成後、責任の詳細を後のビューで編集でき、責任はコントロールにリンクされます。
コントロールの概要セクションが更新され、リンクされたデータ列に新しい責任が表示されます。複数の責任をコントロールにリンクすることができます。
コントロールから責任を削除するには、リンクデータビューで名前の横に表示される赤いXをクリックします。責任がコントロールにリンクされている場合は削除できませんが、この方法でリンクを解除できます。
ハブでの責任
ハブで作成された他のコンテンツと同様に、ハブレベルで作成されたコントロールセットは直接使用することはできません。スポークレベルに到達して初めて使用されます。
したがって、ハブ内のコントロールセットは少し異なって表示されます。
ハブ内のコントロールセットには、コントロール、コントロールにリンクされた責任、コントロールにリンクされたテスト、およびテストにリンクされた責任を含めることができます。
ハブ内のコントロールセットには、テスト結果、テスト結果にリンクされる可能性のある問題および問題アクション、責任タスクを含めることはできません。これらは使用時にのみ有効になります。
テストにリンクされた責任は、コントロールにリンクされた責任とは別です。これは、テストが複数のコントロールに適用される可能性があるためです。しかし、これらのコントロールが同じテストを使用しているからといって、1つのコントロールに適用される責任が他のコントロールに適用されるとは限りません。
責任とそのタスクが合否を判断できる場合は、テストに責任をリンクすることを検討してください。
同様に、これらのコントロールが合否を判断できる場合は、コントロールに責任をリンクすることを検討してください。
責任の詳細
以下の責任の詳細サイドパネルにアクセスして、責任の詳細を更新できます。
タイトル
責任のタイトルを編集するには、その名前をクリックし、名前の横にある編集アイコンを選択します。変更を行い、Enterを押して変更を保存します。
説明
責任の説明を編集するには、責任の詳細でAaをクリックします。説明を編集するためのテキストボックスモーダルが開きます。
完了をクリックして説明を更新します。
オーナーの割り当て
オーナーと割り当てられたメンバーの違いについて学ぶには、こちらをご覧ください。
責任の所有権は、個々のユーザーまたはグループに割り当てる必要があります。リンクデータタブから、責任の詳細を編集し、責任オーナーフィールドの下にある+アイコンをクリックし、検索バーを使用してユーザーの名前を検索します。割り当てられたオーナーには、責任とその期限について通知するメールが送信されます。
メンバーの割り当て
割り当てられたメンバーは、責任を実行する任務を負う個人またはグループです。割り当てられたメンバーフィールドの下にある+アイコンをクリックし、ドロップダウンリストからユーザーを選択します。また、検索バーを使用してユーザーの名前を検索することもできます。割り当てられたメンバーには、責任とその期限について通知するメールが送信されます。彼らはその後、自分のタスクページを通じて責任タスクを表示、管理、および完了することができます。
6clicksのタスクモジュールおよび責任タスクへの対応方法について詳しく学びましょう。
期限の割り当て
責任に期限を割り当てるには、期限フィールドをクリックし、カレンダーから日付を選択します。
定期的なタスク
責任がガバナンスの観点からオーナーのみを持ち、実際にタスクを行う割り当てられたメンバーがいない場合、タスクは生成されません。
責任が割り当てられているが、定期的ではない場合、割り当てられたメンバーごとに1つのタスクのみが生成されます。
タスクの完了について詳しく学ぶには、こちらをご覧ください。
責任タスクが定期的な活動である場合、定期的フィールドではいを選択し、期間フィールドを選択してタスクの頻度を定義します。たとえば、1年を選択すると、責任は毎年実行される必要があり、2年を選択すると、責任は2年ごとに完了する必要があります。
定期的な責任は、前のタスクの定期的な期限が過ぎた後にのみ、各割り当てられたメンバーに新しいタスクを自動的に作成します。
過去に期限が設定された非定期的な責任が新しい期限で更新された場合、新しいタスクが作成されます。
コントロールセットの新しいバージョンが公開されると、すべての責任タスクはコントロールセットの公開日を反映した作成日を持ちます。
たとえば、コントロールセットに2人の割り当てられたメンバーに毎月15日に期限がある1つの責任が割り当てられている場合、4月にどちらの担当者もタスクを完了しなかった場合、4月16日にはコントロールセットのオーナーがタスク管理タブで4つのタスクを確認します。4月の期限切れが2つ、各担当者に1つずつ、5月の期限が2つ、各担当者に1つずつです。
既存のコントロールセットを編集している場合、アクションが必要な責任の期限があるかもしれません。
コントロールセットを公開する前に、システムは編集が必要な責任の期限を赤で表示します。
- 空のカレンダーアイコンは、定期的な責任が開始するために期限が必要であることを示します。
- カレンダーアイコンは、過去に設定された期限を示し、コントロールセットを公開するために前に進める必要があります。
責任がタスクを生成するために、コントロールセットを公開することを忘れないでください。
期限切れのタスクの期限を変更することはできません。現在のタスクの期限（将来の期限）は、責任の期限を編集することで変更できます。
コメント
最後に、コントロールタスクに関するすべてのコミュニケーションの完全な監査トレイルを確保するために、ユーザーはサイドパネルの責任の詳細のコメントタブを通じて責任にコメントを追加できます。テキストボックスの横にある注意アイコンをクリックして、コメントにリスクレベルの評価を割り当てることもできます：
進行中または完了しただけでなく、合否を判断できる責任がある場合は、手動テストを使用してこの情報を記録できます。
内部コントロールセットとポリシーについての詳細は、こちらをクリックしてください。