تتناول هذه المقالة استيراد تقييمات المخاطر بالجملة باستخدام جدول بيانات Excel. لمعرفة المزيد عن إنشاء تقييمات المخاطر مباشرة في سجلات المخاطر، انقر هنا.
بعد استيراد المخاطر، يمكنك أيضًا استيراد تقييمات المخاطر إلى سجلات المخاطر لتتمكن من البدء في اتخاذ الإجراءات فورًا. كبديل، يمكنك استيراد أو إضافة قوالب المخاطر إلى مكتبات المخاطر بحيث تكون هذه المخاطر جاهزة للإضافة إلى السجلات عند الحاجة للتصدي لها.
بعد استيراد تقييمات المخاطر، قد تكون الخطوة التالية هي استيراد خطط معالجة المخاطر.
فهرس المحتويات:
تحضير نموذج الاستيراد الخاص بك
انتقل إلى المخاطر > السجلات وانقر على استيراد > تقييمات المخاطر.
إذا لم ترَ هذا الخيار، فتحقق من الأذونات الخاصة بك.
انقر على تنزيل النموذج.
قم بملء النموذج، سطر واحد لكل تقييم مخاطر.
إذا كنت ترغب في إضافة تقييمات مخاطر متعددة لمخاطرة واحدة، فاُضف كل تقييم مخاطر في صف منفصل داخل النموذج.
يتضمن النموذج العناوين التالية للأعمدة.
مرجع المعرف: ضروري. أضف معرف المخاطر الذي سيتم ربط تقييم المخاطر به.
عنوان تقييم المخاطر: ضروري. أضف اسم تقييم المخاطر.
تاريخ تقييم المخاطر: أضف التاريخ الذي تم فيه إجراء تقييم المخاطر. استخدم DD/MM/YYYY وتأكد من أن تنسيق الخلية هو نص، على سبيل المثال 31/08/2024.
تصنيف تقييم المخاطر: اختر من القائمة المنسدلة.
الاحتمالية: أضف احتمال حدوث المخاطر لتقييم المخاطر المحدد.
التأثير: أضف تأثير المخاطر لتقييم المخاطر المحدد.
يمكنك تخصيص الحقول تصنيف تقييم المخاطر والاحتمالية والتأثير.
الحقول المخصصة
إذا كنت ترغب في استيراد بيانات إلى الحقول المخصصة لتقييم المخاطر، يجب تكوين هذه الحقول أولاً. لمعرفة المزيد، انقر هنا.
بمجرد تكوين الحقول المخصصة، ستُضاف إلى نموذج الاستيراد تلقائيًا.
يتضمن المثال أدناه الحقل المخصص "Control Effectiveness".
لا تقم بتغيير تنسيق النموذج أو إعادة ترتيب الأعمدة.
تأكد من إدخال البيانات بشكل صحيح للحقول المخصصة وفقًا للقائمة أدناه.
- القائمة المنسدلة: أدخل خيارًا قابلًا للتحديد كما هو محدد في الحقل. يجب أن يتطابق النص تمامًا وهو حساس لحالة الأحرف.
- القائمة المنسدلة متعددة الاختيارات: أدخل الخيار أو الخيارات القابلة للتحديد كما هو محدد في الحقل، وافصل الخيارات المتعددة بفاصلة (,). يجب أن يتطابق النص تمامًا وهو حساس لحالة الأحرف.
- النص الطويل: أدخل أي نص.
- التاريخ: استخدم DD/MM/YYYY وتأكد من أن تنسيق الخلية هو نص، على سبيل المثال 31/07/2024.
الحقول المصفوفية أو القائمة على الصيغ ليست مدرجة في نموذج الاستيراد لأنها ستُنشأ داخل 6clicks وقت الاستيراد.
استيراد تقييمات المخاطر
لاستيراد تقييمات المخاطر الخاصة بك، اختر استيراد > تقييمات المخاطر، ثم اختر زر تصفح أو قم بسحب وإفلات ملف الاستيراد مباشرةً. بمجرد ظهور رسالة "Ready to upload"، اختر تحميل.
سيقوم 6clicks بإعلامك عبر نافذة منبثقة عند بدء الاستيراد وعند اكتماله بنجاح.
بعد الانتهاء، ستظهر الآن تقييمات المخاطر لكل مخاطرة.
سيقوم 6clicks بإعلامك إذا فشل الاستيراد. ستعرض نافذة منبثقة معلومات عن الخطأ لتمكينك من التشخيص وإصلاح نموذج الاستيراد.
في حالة وقوع خطأ، يتم إلغاء الاستيراد، ولا يتم تنفيذ أي تغييرات على سجلات المخاطر.
فيما يلي بعض الأسباب الشائعة لحدوث أخطاء في الاستيراد:
- الحقلات الإلزامية غير مملوءة
- تم اكتشاف بيانات غير صحيحة
- لم يتم العثور على مرجع المعرف ضمن السجل (عند تحديث تقييمات المخاطر الحالية)
تحديث تقييمات المخاطر الحالية بالجملة عبر الاستيراد
يمكن أيضًا تحديث تقييمات المخاطر الحالية بالجملة عبر الاستيراد؛ وهذا يتطلب تعديل النموذج.
يتطلب تحديث تقييمات المخاطر الحالية عبر الاستيراد تعديل نموذج الاستيراد وقد يؤدي ذلك إلى حدوث أخطاء في الاستيراد أو حذف البيانات إذا لم يتم ذلك بشكل صحيح.
- قم بإضافة عمود أول إلى نموذج الاستيراد يحمل التسمية "Assessment ID (Internal)".
- قم بتصدير تقييمات المخاطر لمساعدتك في ملء نموذج التحديث.
- قم بإزالة أي أعمدة لا تحتاج إلى تحديث.
- قم بإضافة البيانات إلى الأعمدة المتبقية.
على سبيل المثال، سيقوم النموذج أدناه بتحديث عنوان تقييم المخاطر وتاريخ تقييم المخاطر فقط.
لا تقم بإزالة ID Ref وRisk Assessment Title، وإلا سيفشل الاستيراد بسبب غياب حقل.
ترك حقل فارغ سيؤدي إلى تحديث المخاطر بقيمة فارغة. إذا لم يكن هذا هو المقصود، فقد يؤدي ذلك إما إلى حدوث خطأ في الاستيراد (إذا كان الحقل مطلوبًا) أو إلى حذف البيانات.
قم بإدراج عمود فقط إذا كنت ترغب في تحديث هذا الحقل لجميع المخاطر في النموذج. وإلا، انسخ والصق أي بيانات موجودة ترغب في إبقائها كما هي ضمن النموذج.
بمجرد اكتمال نموذج التحديث، قم باستيراده كما تفعل مع نموذج الاستيراد العادي.
تصدير تقييمات المخاطر
انتقل إلى المخاطر > السجلات وانقر على المزيد > تصدير > تقييمات المخاطر.
إذا كنت تقوم بتحديث تقييمات المخاطر بالجملة، يمكنك العثور على عمود Assessment ID (Internal) مُعبأ في هذا التصدير.
الأذونات المطلوبة
تحتاج إلى الأذن Import Risks, Assessments, Treatments لرؤية واستخدام وظيفة الاستيراد في سجلات المخاطر.
بشكل افتراضي، يمتلك المسؤولون والمستشارون هذا الإذن.
لمعرفة المزيد حول إنشاء سجل المخاطر، تعيين العلامات للمخاطر، وتقارير سجلات المخاطر.