Excelを使用してリスク評価を一括インポートし、すぐにアクションを開始する方法を学びましょう
この記事では、Excelスプレッドシートを使用してリスク評価を一括インポートする方法について説明します。リスクレジスターでネイティブにリスク評価を作成する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。
リスクをインポートした後、リスク評価をリスクレジスターにインポートすることもでき、すぐにアクションを開始できます。別の方法として、リスクテンプレートをリスクライブラリにインポートまたは追加し、必要に応じてこれらのリスクをレジスターに追加できるように準備しておくこともできます。
リスク評価をインポートした後、次のステップとしてリスク処理計画をインポートすることが考えられます。
目次:
インポートテンプレートの準備
リスク > レジスターに移動し、インポート > リスク評価をクリックします。
これが表示されない場合は、権限を確認してください。
テンプレートをダウンロードをクリックします。
テンプレートを記入し、各リスク評価を1行ずつ入力します。
複数のリスク評価をリスクに追加したい場合は、各リスク評価をテンプレートの独自の行として追加します。
テンプレートには以下の列見出しがあります。
ID Ref: 必須。リスク評価がリンクされるリスクのIDを追加します。
リスク評価タイトル: 必須。リスク評価の名前を追加します。
リスク評価日: リスク評価が実施された日付を追加します。DD/MM/YYYY 形式を使用し、セルの形式がテキストであることを確認してください。例: 31/08/2024。
リスク評価ラベル: ドロップダウンから選択します。
可能性: 指定されたリスク評価のリスクの可能性を追加します。
影響: 指定されたリスク評価のリスクの影響を追加します。
リスク評価ラベル、可能性、および影響のフィールドをカスタマイズできます。
こちらで方法を学ぶことができます。
カスタムフィールド
カスタムリスク評価フィールドにデータをインポートする場合、これらのフィールドを最初に設定する必要があります。詳しくは、こちらをご覧ください。
カスタムフィールドが設定されると、インポートテンプレートに自動的に生成されます。
以下の例には、カスタムフィールド「コントロールの有効性」が含まれています。
テンプレートの書式を変更したり、列を移動したりしないでください。
カスタムフィールドのデータが以下のリストに従って正しく入力されていることを確認してください。
- ドロップダウン: フィールドで定義された選択可能なオプションを入力します。テキストは完全に一致し、大文字と小文字が区別されます。
- マルチセレクトドロップダウン: フィールドで定義された選択可能なオプションを入力し、複数のオプションをカンマ（,）で区切ります。テキストは完全に一致し、大文字と小文字が区別されます。
- 長いテキスト: 任意のテキストを入力します。
- 日付: DD/MM/YYYY形式を使用し、セルの形式がテキストであることを確認してください。例: 31/07/2024。
マトリックスまたは数式のカスタムフィールドは、インポート時に6clicks内で生成されるため、インポートテンプレートには含まれていません。
リスク評価のインポート
リスク評価をインポートするには、インポート > リスク評価を選択し、参照ボタンを選択するか、インポートファイルを直接ドラッグアンドドロップします。ファイルが「アップロード準備完了」と表示されたら、アップロードを選択します。
6clicksは、インポートが開始されたことと正常に完了したことをポップアップで通知します。
完了すると、各リスクのリスク評価が表示されます。
6clicksは、インポートが失敗した場合に通知します。エラーに関する情報がポップアップで表示され、インポートテンプレートをトラブルシューティングして修正することができます。
エラーが発生した場合、インポートはキャンセルされ、リスクレジスターには変更が加えられません。
以下はインポートエラーの一般的な原因です:
- 必須フィールドが入力されていない
- 不正なデータが検出された
- レジスター内でID Refが見つからない（既存のリスク評価を更新する場合）
インポートによる既存のリスク評価の一括更新
既存のリスク評価もインポートによって一括更新できます。これにはテンプレートの操作が必要です。
インポートによる既存のリスク評価の更新には、インポートテンプレートの操作が必要であり、正しく行わないとインポートエラーやデータの削除が発生する可能性があります。
- インポートテンプレートに最初の列として「評価ID（内部）」を追加します。
- リスク評価をエクスポートして、更新テンプレートの記入を手助けします。
- 更新する必要のない列を削除します。
- 残りの列にデータを追加します。
例えば、以下のテンプレートはリスク評価タイトルとリスク評価日のみを更新します。
ID Refとリスク評価タイトルを削除しないでください。削除すると、フィールドが欠落しているというエラーでインポートが失敗します。
フィールドを空白にすると、リスクが空白の値で更新されます。これが意図されていない場合、インポートエラー（フィールドが必須の場合）またはデータの削除が発生します。
テンプレート内のすべてのリスクに対してこのフィールドを更新したい場合のみ、列を含めてください。それ以外の場合は、テンプレートに同じままにしたい既存のデータをコピーして貼り付けてください。
更新されたテンプレートが完成したら、通常のインポートテンプレートとしてインポートします。
リスク評価のエクスポート
リスク > レジスターに移動し、その他 > エクスポート > リスク評価をクリックします。
リスク評価を一括更新する場合、このエクスポートに<強>評価ID（内部）列が入力されていることが確認できます。
必要な権限
リスクレジスターでインポート機能を表示および使用するには、権限 リスク、評価、処理のインポートが必要です。
デフォルトでは、管理者とアドバイザーがこの権限を持っています。
リスクレジスターの作成、リスクへのタグの割り当て、およびリスクレジスターレポートについて詳しく学びましょう。