公開プロフィール機能により、顧客・ベンダー・監査人とリスク&コンプライアンス情報を効率的に管理・共有する方法を学びます
この記事では、Trust Portal プロフィールを公開にして共有する方法を説明します。Trust Portal プロフィールへのアクセスをより厳密に制御したい場合は、こちらをご覧ください。
目次:
なぜ Trust Portal プロフィールを公開にするのか？
公開された Trust Portal プロフィールは、ハイパーリンクを使って誰とでも共有できます。この機能により、公開のリスク&コンプライアンス情報を簡単に共有できます。
リンクを共有された人は6clicksのアカウントを作成する必要はなく、この Trust Portal プロフィール内のロックされていないコンテンツのすべてにアクセスできます。
公開された Trust Portal プロフィールでリスク&コンプライアンス情報を共有すると、閲覧されるコンテンツは通常どおり6clicks上で維持・更新されるため、顧客や監査人に古い情報を共有してしまう心配がありません。
共有する必要がある情報が機微情報や機密情報である場合、公開プロフィールでの共有は避けてください。代わりに、信頼できる特定ユーザーに対して非公開プロフィールを共有し、アクセスを制御してください。
プロフィールを公開にする方法
Trust Portalに移動し、公開にしたいプロフィールの右側にある3点メニューをクリックします。
「公開」のチェックボックスをオンにし、続行するにははいをクリックします。
公開プロフィールのアイコンは、非公開プロフィールのアイコンと異なります。
「共有 プロフィール」をクリックし、リンクをコピーして誰とでもプロフィールを共有します。
コンテンツ名の近くにある鍵アイコンをクリックして、プロフィール内の特定のコンテンツをロックします。
プロフィールを公開にすると、既定ではプロフィール内のすべての項目が外部ユーザーに表示されます。
公開にする前に、項目を確認し、機微な情報があればロックするか削除してください。
公開プロフィールは、「公開」チェックボックスの選択を外すことで、再び非公開にできます。
以下の変更が適用されます。
- そのリンクを使ってプロフィールにアクセスしようとしても、リンクはもう機能しません。
- 非公開になったため、閲覧するにはそのプロフィールに個別に招待される必要があります。
- このプロフィールを再度公開にすると、リンクも再び有効になります。
公開プロフィール内のロックされたコンテンツ
ロックされたコンテンツには、ユーザー管理にいるユーザーのみがアクセスできます。
Trust Portalの横の3点メニューをクリックし、ユーザー管理を選択します。
ここにいるユーザーは、あなたの Trust Portal 内のすべての公開プロフィールにアクセスして閲覧できます。
これらのユーザーは、特定の公開プロフィールを見るために招待される必要はありません。
公開プロフィール内の評価、コントロールセット、またはドキュメントがロックされている場合、誰でもアクセスをリクエストできます。例えば、この公開プロフィール内のこのコントロールセットはロックされていますが、プロフィール自体は公開のままです。
リンクを持っている人は、そのコントロールセットをクリックしてアクセスをリクエストできます。
申請内容を確認できるよう、リクエストフォームに記入してもらう必要があります。
ロックされたコンテンツへのアクセスがリクエストされると、次のようなメールが届きます。
ユーザー管理の中でリクエストを確認でき、承認/拒否を行えます。
アクセスリクエストが承認されると、その人には次のようなメールが届きます。
その人はユーザー管理のユーザー一覧に追加され、6clicks にログインした場合にのみロックされたコンテンツにアクセスできるようになります。
公開プロフィールが複数ある場合、このユーザーは他の公開プロフィールも閲覧できるようになります。
このユーザーには、これまでAcceptable Use 内のコントロールセットへのアクセスのみが明示的に付与されているため、これら2つのプロフィールがどちらも非公開になった場合でも、特別にアクセス権が与えられているAcceptable Useは引き続き表示できますが、もう一方は表示できません。
特定のユーザーに非公開プロフィールへのアクセス権を付与する方法の詳細は、こちらをご覧ください。