تتناول هذه المقالة مشاركة ملفات Trust Portal عن طريق جعلها عامة. للحصول على تحكم أفضل في الوصول إلى ملفات Trust Portal، انتقل إلى هنا.
جدول المحتويات:
لماذا يجب علي جعل ملف Trust Portal عامًا؟
يمكن مشاركة ملف Trust Portal العام مع أي شخص باستخدام رابط. يمكنك استخدام هذه الميزة لمشاركة معلومات المخاطر والامتثال العامة الخاصة بك بسهولة.
لا يحتاج الأشخاص الذين تشارك معهم الرابط إلى إنشاء حساب في 6clicks ويمكنهم الوصول إلى جميع المحتويات غير المقفلة في هذا الملف الخاص بـ Trust Portal.
مشاركة معلومات المخاطر والامتثال الخاصة بك باستخدام ملف Trust Portal عام تعني أن المحتوى الذي يراه هؤلاء الأشخاص يتم تحديثه عبر أنشطتك المعتادة في 6clicks، ولن تضطر إلى القلق بشأن مشاركة معلومات قديمة مع العملاء أو المدققين.
إذا كانت المعلومات التي تحتاج إلى مشاركتها حساسة أو سرية، فلا يجب استخدام ملف عام لمشاركتها. بدلاً من ذلك، قم بالتحكم في الوصول عن طريق مشاركة ملف خاص مع مستخدمين معينين تثق بهم.
كيف أجعل الملف عامًا؟
انتقل إلى Trust Portal وانقر على الثلاث نقاط الموجودة يمين الملف الذي تريد جعله عامًا.
ضع علامة في المربع الخاص بـ عام وانقر على نعم للمتابعة.
رمز الملف الشخصي العام يختلف عن الملف الخاص.
انقر على مشاركة الملف الشخصي، وانسخ الرابط لمشاركة الملف مع أي شخص.
قفل محتوى محدد في الملف بالنقر على أيقونة القفل بالقرب من اسم المحتوى.
إذا جعلت ملفك عامًا، فستكون جميع العناصر في الملف مرئية للمستخدمين الخارجيين بشكل افتراضي.
تأكد من مراجعة العناصر وقفل أو إزالة أي معلومات حساسة قبل جعل الملف عامًا.
يمكن أيضًا إعادة تغيير الملفات العامة إلى خاصة عن طريق إلغاء تحديد مربع عام.
ستحدث التغييرات التالية:
- لن يعمل الرابط بعد الآن لأي شخص يحاول الوصول إلى الملف باستخدامه.
- يجب أن يتم دعوة المستخدمين دعوياً بشكل محدد للوصول إلى الملف لمشاهدته، الآن بعد أن أصبح خاصاً.
- إذا جعلت هذا الملف عامًا مرة أخرى، فسيعمل الرابط مرة أخرى.
المحتوى المقفل في ملف عام
المحتوى المقفل متاح فقط للمستخدمين في إدارة المستخدمين.
انقر على الثلاث نقاط بجانب Trust Portal واختر إدارة المستخدمين.
المستخدمون هنا سيتمكنون من الوصول ورؤية جميع الملفات العامة في Trust Portal.
لا يحتاج هؤلاء المستخدمون إلى أن تتم دعوتهم لرؤية ملف عام محدد.
إذا كان تقييم أو مجموعة ضوابط أو وثيقة في ملف عام مقفلة، يمكن لأي شخص طلب الوصول إليها. على سبيل المثال، هذه المجموعة من الضوابط في هذا الملف العام مقفلة، لكن الملف لا يزال عامًا.
يمكن لأي شخص يمتلك الرابط النقر على مجموعة الضوابط وطلب الوصول إليها.
سيحتاجون إلى تعبئة نموذج طلب حتى يتم التحقق من طلب الوصول.
ستتلقى رسالة بريد إلكتروني تبدو بهذا الشكل إذا طلب أحدهم الوصول إلى المحتوى المقفل.
ستجد الطلب ضمن إدارة المستخدمين، ويمكنك الموافقة عليه أو رفضه.
إذا تمت الموافقة على طلب الوصول، سيتلقى الشخص رسالة بريد إلكتروني تبدو بهذا الشكل.
تمت إضافة الشخص الآن إلى قائمة المستخدمين في إدارة المستخدمين وسيحصل على الوصول إلى المحتوى المقفل فقط إذا قام بتسجيل الدخول إلى 6clicks.
إذا كان لديك عدة ملفات عامة، يمكن لهذا المستخدم الآن رؤية الملفات العامة الأخرى.
نظرًا لأن هذا المستخدم مُنح حق الوصول صراحةً لمجموعة ضوابط في Acceptable Use، إذا أصبح كلا الملفين خاصين، فلا يزال يمكن لهذا المستخدم رؤية Acceptable Use الذي تم منحه حق الوصول إليه، ولكن ليس الملف الآخر.
لمعرفة المزيد حول منح مستخدمين محددين حق الوصول إلى الملفات الخاصة، انتقل إلى هنا.