カスタムレジスターとレコードの作成、使用、管理方法を学ぶ
この記事ではカスタムレジスターのみを取り上げます。資産、問題とインシデント、およびリスクについては、それぞれの記事をご覧ください。
カスタムレジスターを使用して、報告を効率化し、組織の特定の規制、運用、またはコンプライアンス要件に応じた主要なコンプライアンス領域の可視性を向上させることができます。
違反、贈り物、または利益相反のようなイベントや項目に対して独自のカスタムレジスターを作成できます。
左側のメニューを使用してレジスターモジュールに移動し、開始してください。
目次:
カスタムレジスターの作成
レジスターを作成を選択し、新しいレジスターの名前と説明（オプション）を入力します。
レジスターを作成をクリックして保存します。
カスタムレジスターが作成されるとすぐに、各レジスターには独自の権限セットがあり、そのレジスターとそのレコードへのユーザーのアクセスを微調整できます。
レジスターはモジュール内でアルファベット順にリストされます。
設定
歯車アイコンをクリックすると、レジスターの設定に移動し、詳細と機能を編集できます。ここでレジスターを削除することもできます。
レジスターを編集するには、各セクションの右上の鉛筆をクリックし、完了したら保存をクリックします。
詳細
- 名前
- 説明
- アイテム名（単数形） - 6clicksプラットフォームがこのレジスター内のレコードを指すために使用する単語
- アイテム名（複数形） - 6clicksプラットフォームがこのレジスター内の複数のレコードを指すために使用する単語
- カバー画像とデータプレビュー - レジスターに独自の色とアイコンを設定し、他のモジュールで作業する際にそのレコードを簡単に認識できるようにします。
機能
ここでトグルを使用してワークフロー機能を有効/無効にできます。
ワークフロー
設定 > 機能でワークフロー機能がオンになっている場合、必要な権限がある場合、レジスターの横に追加のワークフローボタンが表示されます。
ここでは、このレジスター内のレコードのワークフローステージを設定および管理できます。ワークフロー機能が有効でステージが存在しない場合、レジスター内の既存のレコードは「未割り当て」になります。
新しいワークフローステージを作成を選択します。
- ステージ名
- ステージの詳細
- このステージからワークフローを開始 - これがこのレジスター内のレコードの最初のステージである場合はチェックを入れます
- から入る - これが最初のステージでない場合、このステージに進むことができるステージを選択します
- に進む - これが最後のステージでない場合、このステージから進むことができるステージを選択します
組織が必要と考えるだけ多くのステージを追加してください。
ステージ名の横の矢印をクリックしてその説明を表示または非表示にし、鉛筆をクリックして編集し、赤いゴミ箱をクリックして削除します。ステージを並べ替えるには、左側の6つのドットを押しながらドラッグします。
レジスターテーブルの概要
レジスターの名前をクリックするか、レジスターボタンを使用してカスタムレジスターのレコードを表示します。
レジスターテーブルの概要で以下のことができます。
- 検索とフィルター - アーカイブ済みフィルターを選択してすべてのアーカイブされたレコードを表示し、もう一度クリックして通常のビューに戻ります
- アーカイブ/削除/編集 - これらの操作を実行するには、少なくとも1つのレコードを選択します
- 列 - カスタムフィールドを含む、レジスターで表示したいフィールドを選択します
- インポート - スプレッドシートを使用してレコードまたはタスクをインポートします
- イベントを作成
ワークフローが有効になっている場合、各ステージには独自のタブがあり、同じステージにあるすべてのレコードを表示するページ間を簡単に移動できます。
カスタムレジスターレコードの作成
アイテムを作成（または名前が変更された場合）を選択して新しいレコードを作成します。
レコードに名前と説明（オプション）を付けたら、さらに情報を追加できます。
カスタムレジスター用のカスタムフィールド
管理 > カスタムデータ > （レジスターの名前）カスタム属性で、特定のカスタムレジスターにカスタムフィールドを追加して追加情報をキャプチャできます。
ステップバイステップの手順については、こちらをご覧ください。
この例では、コストと呼ばれるカスタムレジスターにドロップダウンフィールドを追加しました。
有効にすると、このフィールドはこのレジスター内の各レコードで表示され、使用可能になります。
必要に応じて多くのカスタムフィールドを追加し、管理 > カスタムデータで並べ替えます。これらはデフォルトフィールドの下に表示されます。
概要
概要タブには、レコードのデフォルトフィールドと、このカスタムレジスターが持つ可能性のあるカスタムフィールドが含まれています。
上部のバナーには、レコードの優先度が表示されている場合があり、ワークフローステージが有効になっている場合はレコードのワークフローステージが表示されます。
右側のサイドパネルメニューでは、リンクされたデータタブでこのレコードにデータをリンクできます。たとえば、問題、資産、リスク、または他のカスタムレジスターからのレコードをリンクしたり、添付ファイルタブでレコードにドキュメントを添付したりできます。
リンクされたデータ
現在レコードにリンクされたデータがない場合、リンクされたデータタブは以下のように表示されます。この例では、このレコードを問題にリンクして問題を選択しています。
次の画面で、以下の操作を実行できます。
- 問題アイコン - レコードにリンクされたデータの種類が複数ある場合、アイコンを使用して異なるデータタイプ間を移動します。
- + データを追加 - ここをクリックして、評価、コントロール、リスク、異なるカスタムレジスターなど、別のデータタイプを追加します。
- x - すべてのリンクされた問題を削除するか、リンクされた問題がない場合はこのメニューから戻ります。
- リンクアイコン - ここをクリックして問題をリンクします。