١. وثيقة السياسة - استيراد مجموعة الضوابط
٢. قالب الضوابط - إنشاء مجموعة الضوابط والمسؤوليات واستيرادها عبر القالب
استيراد وثيقة السياسة
انتقل إلى وحدة الضوابط وانقر على استيراد مجموعة الضوابط.
في نافذة استيراد البيانات، يمكنك سحب وإفلات وثيقة السياسة الخاصة بك وفقاً للتعليمات أو النقر على تصفح الملفات للتنقل وتحديد وثيقة السياسة التي ترغب في استيرادها. كما هو موضح في لقطة الشاشة أعلاه، يتم دعم ملفات .doc و .docx و .pdf. بعد تحميل الملف، يمكنك النقر على استيراد.
إذا تم الاستيراد بنجاح، ستظهر لك الإشعار التالي. يمكنك اختيار فتح مجموعة الضوابط الجديدة أو إغلاق الإشعار.
من هنا، يمكنك مراجعة وتحديث مجموعة الضوابط الجديدة لإدارة الضوابط والمسؤوليات التي تمت إنشاؤها.
قالب الضوابط
انتقل إلى وحدة الضوابط وانقر على إنشاء مجموعة الضوابط. قم بإدخال اسم ووصف عند الطلب في النافذة المنبثقة ثم انقر على إنشاء مجموعة الضوابط.
سيؤدي ذلك إلى فتح صفحة الضوابط التي تعرض جميع مجموعات الضوابط الخاصة بمنظمتك المخزنة في 6clicks. انقر على Create Control Set في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة.
ستفتح نافذة منشئ مجموعات الضوابط. أدخل اسماً فريداً لمجموعة الضوابط في حقل الاسم، وأدرج التفاصيل ذات الصلة في حقل الوصف ثم انقر على إنشاء مجموعة الضوابط.
في صفحة منشئ مجموعات الضوابط لمجموعة الضوابط الجديدة، انقر على المزيد في الزاوية العلوية اليمنى واختر استيراد الضوابط (XLSX) من القائمة المنسدلة.
سيظهر رسالة تنبيه. اقرأها بعناية وحدد نعم للاستمرار.
سيفتح نافذة استيراد البيانات. اختر تنزيل القالب لتنزيل ملف Excel الذي يوفر قالباً لتنسيق ضوابطك.
افتح القالب للاطلاع على رؤوس الأعمدة التي تتوافق مع أسماء الحقول. قم بملء المعلومات المناسبة في كل عمود:
- Control ID: أدخل معرف الضبط في هذا العمود. يجب أن يكون كل معرف فريداً للضوابط المعنية.
- Control Title: أدخل اسماً أو عنواناً لكل ضابط في هذا العمود.
- Control Description: صف وظيفة كل ضابط.
- Control Domain: أوضح المجال الذي ينتمي إليه كل ضابط.
استيراد الضوابط
عند الانتهاء من تعديل القالب وحفظه، عُد إلى صفحة منشئ مجموعات الضوابط، ثم انقر مرة أخرى على المزيد، واختر استيراد الضوابط (XLSX)، ثم اختر تصفح لتحميل القالب المعدل الذي يحتوي الآن على معلومات ضوابطك. يمكنك أيضاً سحب وإفلات الملف مباشرة في نافذة استيراد البيانات.
انقر على تحميل لاستيراد ضوابطك.
بمجرد انتهاء تحميل الملف، يمكنك العودة إلى صفحة منشئ مجموعات الضوابط لتلاحظ أن مجموعة الضوابط التي أنشأتها الآن تعرض الضوابط المدرجة في قالب Excel.
قالب المسؤوليات
المسؤوليات هي مهام مرتبطة بضابط لضمان تنفيذه.
بالعودة إلى الضابط الذي أنشأته سابقاً، انتقل إلى صفحة منشئ مجموعات الضوابط، وانقر على المزيد، ثم اختر استيراد المسؤوليات.
سيفتح نافذة استيراد البيانات. اختر تنزيل القالب لتنزيل ملف Excel الذي يوفر قالباً لتنسيق مسؤوليات الضوابط الخاصة بك.
افتح القالب للاطلاع على رؤوس الأعمدة التي تتوافق مع أسماء الحقول. قم بملء المعلومات المناسبة في كل عمود:
- Control ID: أدخل معرف الضابط في هذا العمود. يرتبط كل معرف بضابط معين تريد إرفاق مسؤولية به.
- Name: أدخل اسماً أو معرفاً للمسؤولية في هذا العمود.
- Description: صف الإجراء أو المسار الذي تنطوي عليه المسؤولية.
- Due Date: حدد موعد استحقاق المسؤولية؛ استخدم تنسيق MMM dd, yyyy مثل Jun 15, 2025 وتأكد من أن الخلية بتنسيق نص.
- Owner: أدخل البريد الإلكتروني للمستخدم أو المستشار الذي سيشرف على المسؤولية. عند ربط مجموعة مستخدمين، أدخل اسم المجموعة. يجب فصل الإدخالات المتعددة بفواصل.
- Recurring: أدخل Yes في هذا العمود إذا كان ينبغي أن تنشئ المسؤولية مهاماً متكررة، أو No إذا كانت المسؤولية تنشئ مهمة مرة واحدة فقط.
- Time Period: إذا كان ينبغي للمسؤولية إنشاء مهام متكررة، أضف فترة التكرار. الخيارات المتاحة هي إنشاء مهمة جديدة كل 2 سنة، 1 سنة، 6 أشهر، 3 أشهر، 1 شهر، أسبوعين، وأسبوع واحد.
- Assigned Members: أدخل بريد المستخدم أو المستشار الذي سيقوم بأداء أو إكمال مهمة المسؤولية. عند ربط مجموعة مستخدمين، أدخل اسم المجموعة. يجب فصل الإدخالات المتعددة بفواصل.
استيراد المسؤوليات
عند الانتهاء من القالب، عُد إلى صفحة منشئ مجموعات الضوابط، وانقر مرة أخرى على المزيد، واختر استيراد المسؤوليات، ثم هذه المرة اختر تصفح لتحميل القالب المعدل الذي يحتوي الآن على معلومات مسؤوليات ضوابطك. يمكنك أيضاً سحب وإفلات الملف مباشرة في نافذة استيراد البيانات.
انقر على تحميل لاستيراد مسؤوليات ضوابطك.
بمجرد انتهاء تحميل الملف، يمكنك العودة إلى صفحة منشئ مجموعات الضوابط لتلاحظ أن مجموعة الضوابط التي أنشأتها سابقاً تعرض الآن المسؤوليات المستوردة ضمن عمود البيانات المرتبطة للضابط المعني.
المراجع: