この記事では、6clicksにおけるImport Control Set機能を使用して、ポリシードキュメントをインポートする方法、または事前定義されたExcelテンプレートを使用してExcelファイルをインポートする方法により、コントロールと責任を作成する手順を段階的に説明します。
1. ポリシードキュメント - コントロールセットのインポート
2. コントロールテンプレート - コントロールセットと責任の作成およびテンプレート経由でのインポート
ポリシードキュメントのインポート
コントロールモジュールに移動し、Import control set をクリックします。
「Import data」モーダルで、指示に従ってポリシードキュメントをドラッグ＆ドロップするか、またはBrowse filesをクリックして、インポートするポリシードキュメントを選択します。上記のスクリーンショットにあるように、.doc、.docx、および.pdfファイルがサポートされています。ファイルのアップロードが完了したら、Import をクリックします。
インポートが成功すると、次の通知が表示されます。新しいコントロールセットを開くか、通知を閉じるかを選択できます。
ここから、新しく作成されたコントロールセットを確認および更新し、生成されたコントロールおよび責任を管理できます。
コントロールテンプレート
コントロールモジュールに移動して、Create control set をクリックします。モーダルで名前と説明を入力後、Create control set をクリックします。
これにより、6clicksに保存されている組織のすべてのコントロールセットが表示されるコントロールページが開きます。画面右上隅にある Create Control Set をクリックしてください。
コントロールセットビルダーのモーダルが開くので、Name フィールドにコントロールセットの固有の名前を入力し、Description に関連する詳細を記入してから、Create Control Set をクリックします。
コントロールセットビルダーページが表示されたら、右上隅にある More をクリックし、ドロップダウンリストから Import controls (XLSX) を選択します。
警告メッセージが表示されます。内容をよく読み、Yes を選択して続行してください。
これにより「Import Data」モーダルが開きます。Download Template を選択し、コントロールのフォーマット用テンプレートが記載されたExcelファイルをダウンロードします。
テンプレートを開くと、フィールド名に対応する列見出しが表示されます。各列にそれぞれの情報を入力してください：
- Control ID: この列にコントロールIDを入力します。各IDは、それぞれのコントロールに対してユニークである必要があります。
- Control Title: この列に各コントロールの名前またはタイトルを入力します。
- Control Description: 各コントロールの機能を説明します。
- Control Domain: 各コントロールが属するドメインを示します。
コントロールのインポート
テンプレートの入力と保存が完了したら、コントロールセットビルダーページに戻り、再度 More をクリックし、Import Controls (XLSX) を選択、そしてBrowse を選んで、編集済みのテンプレート（コントロール情報が記載されたファイル）をアップロードします。ファイルを「Import Data」モーダル内に直接ドラッグ＆ドロップすることも可能です。
Upload をクリックして、コントロールをインポートします。
ファイルのアップロードが完了すると、コントロールセットビルダーページに戻り、作成したコントロールセットにExcelテンプレートに記載したコントロールが表示されていることを確認できます。
Responsibilities template
責任は、各コントロールの実施を確実にするために添付されるタスクです。
先ほど作成したコントロールに戻り、コントロールセットビルダーページに移動して、More をクリックし、Import Responsibilities を選択します。
「Import Data」モーダルが開きます。Download Template を選択し、コントロール責任のフォーマット用テンプレートが記載されたExcelファイルをダウンロードします。
テンプレートを開くと、フィールド名に対応する列見出しが表示されます。各列にそれぞれの情報を入力してください：
- Control ID: この列にコントロールIDを入力します。各IDは、特定の責任が紐づくコントロールに対応します。
- Name: この列に責任の名前または識別子を入力します。
- Description: 責任に含まれる具体的な行動内容を説明します。
- Due Date: 責任の期限を示します。例：Jun 15, 2025 のようにMMM dd, yyyy形式で入力し、セルの書式はTextにしてください。
- Owner: 責任を監督するユーザーまたはアドバイザーのメールアドレスを入力します。ユーザーグループをリンクする場合はグループ名を入力してください。複数ある場合はカンマで区切ります。
- Recurring: この責任で定期的なタスクを生成する必要がある場合はYes、1回限りのタスクの場合はNoを入力します。
- Time Period: 責任が定期的なタスクを生成する場合、その繰り返し期間（2年、1年、6ヶ月、3ヶ月、1ヶ月、2週間、1週間のいずれか）を入力します。
- Assigned Members: 責任タスクを実行または完了するユーザーまたはアドバイザーのメールアドレスを入力します。ユーザーグループをリンクする場合はグループ名を入力してください。複数ある場合はカンマで区切ります。
責任のインポート
テンプレートへの入力が完了したら、コントロールセットビルダーページに戻り、再度 More をクリックし、Import Responsibilities を選択します。今回はBrowseを選択して、編集済みのテンプレート（コントロール責任に関する情報が記載されたファイル）をアップロードしてください。ファイルを「Import Data」モーダル内に直接ドラッグ＆ドロップすることも可能です。
Upload をクリックして、コントロール責任をインポートします。
ファイルのアップロードが完了すると、コントロールセットビルダーページに戻り、以前に作成したコントロールセットに該当するコントロールの列にインポートした責任が表示されていることを確認できます。
参考情報：